5 вредных советов руководителю: как нельзя хранить документы

Вредные советы, которым следуют руководители, рискуя документами, прибылью и нервами – своими и главного бухгалтера.

Если бухгалтер придет к вам с требованием освободить кабинет, потому что новые документы некуда складывать, – не спешите. Складируйте документы в его кабинете, потому что нужен постоянный доступ к счетам и актам. В конце концов, хранение документов - это задача бухгалтера. Ждите, пока места не останется даже для сотрудников, после этого можно арендовать новый просторный офис за еще большие деньги.

Если на поиски документов в архиве у сотрудников уходит по несколько рабочих часов в день, не обращайте внимания. Вы платите им за рабочие часы. А на что они их тратят: решение поставленных задач или копание в архиве – не имеет значения.

Если контрагент задерживает оплату и требует предоставить накладную для подтверждения отгрузки, а нужный документ никак не получается найти среди сотни других бумаг, смиритесь с тем, что контролировать возврат документов невозможно.

Просто надейтесь на лучшее: сделайте глубокий вдох, включите успокаивающую музыку и подождите, может быть, документ найдется сам?

Если в офисе случится пожар и вы потеряете все документы – не переживайте. Потратьте на восстановление несколько месяцев. Бухгалтер с облегчением вздохнет среди пространства свободного от бумаг, а вы заведете новые полезные знакомства, пока будете восстанавливать архив. Но не стоит волноваться о документах, чрезвычайные ситуации, такие как: залитие, пожары и взломы случаются крайне редко.

Если после очередной сдачи отчетности вам придет запрос из налоговой, верьте, что нужный документ где-то в одной из сотни папок на одной из десятка полок. Доверьте поиски бухгалтеру, в конце концов, ему не привыкать. Вдруг вам повезет – он успеет найти документ в поставленный срок, и вы не получите штраф. Если все-таки не повезет, не берите ответственность на себя, сделайте выговор бухгалтеру и надейтесь, что этого больше не повторится.

Но, если вы все-таки хотите:

• контролировать документооборот вашей компании и отмечать отсутствующие документы в базе;

• навести порядок в документах, создать структурированный архив с мгновенным доступом к нужному файлу;

• сократить затраты на аренду офисных помещений под бумажный архив;

• избежать риска утери документов;

• сохранять спокойствие при проверках ФНС.

Воспользуйтесь решением для создания электронного архива документов – «Скан-Архив». Не позволяйте беспорядку в бумажном архиве контролировать ваш бизнес.

Узнайте подробнее о выгодном решении ежедневных задач, перейдя по ссылке