EOS for SharePoint в ИОГВ Республики Бурятия

Компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Офис-Док» завершили второй этап совместного проекта внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики Бурятия. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в электронном виде.

Первый этап проекта стартовал в 2010 году, когда руководством заказчика было принято решение о модернизации существующей системы электронного документооборота, исходя из новых требований к системе и планов по предоставлению государственных услуг в электронном виде. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший на тот момент Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010). В качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота и оказания государственных услуг, было решено взять продукт компании ЭОС - EOS forSharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint2010 и существенно расширяющий ее возможности.

В ходе подготовительных работ специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование ИОГВ Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Решение EOS forSharePoint полностью удовлетворяло всем компонентам, заложенным в техническое задание и соответствовало всем требованиям по организации документооборота в российских органах государственной власти.

На втором этапе внедрения были доработаны и автоматизированы функции межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов, резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем полностью избавиться от работы с бумажными документами.

Кроме того, были доработаны функции замещения должностей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, был доработан атрибутный поиск и функция автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей. Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.

Другой важнейшей задачей данного проекта являлось создание подсистемы оказания государственных услуг в электронном виде, включая автоматизацию прохождения заявок на оказание государственных услуг. Данная подсистема обеспечивает целый ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямую интеграцию с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (www.gosuslugi.ru). Были созданы процессы автоматического получения и регистрации заявок с Единого портала, дальнейшее направление их на рассмотрение. Система обеспечивает обмен документами с Порталом в режиме реального времени, полностью автоматизируя процесс получения заявок на оказание услуг, а также обновления статуса их исполнения. Также в ходе разработки и внедрения данной подсистемы обеспечена возможность ее интеграции с другими системами ИОГВ, оптимизированы процессы оказания государственных услуг. Разработаны механизмы, позволяющие получать необходимую информацию для рассмотрения из других ведомств - это сервисы создания запросов через систему межведомственного электронного взаимодействия. За счет интеграции с Единым порталом минимизировано личное взаимодействие заявителя с органами исполнительными власти в Республике Бурятия.

Также в подсистеме оказания государственных услуг в электронном виде был реализован универсальный инструментарий, который позволяет в короткие сроки переводить оказание государственных услуг в электронный вид. С его помощью стало возможным добавление в подсистему новой госуслуги, независимо от регламента ее оказания, через выполнение штатных процедур, предусмотренных интерфейсом системы. Эта процедура может осуществляться любым пользователем подсистемы в штате заказчика, прошедшим подготовку и имеющим соответствующие полномочия. Таким образом, исключается необходимость выполнения дополнительной программной разработки для каждой конкретной государственной услуги силами подрядчика и связанных с этим длительных этапов – проведение обследования, написание технического задания, программирование процессов и интерфейсных форм, тестировании и т.д.

В совокупности, данные преимущества существенно увеличивает эффективность работы по предоставлению госуслуг населению, а также повышает их качество.

Благодаря тому, что система была реализована на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010, удалось избежать проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг. SharePoint 2010 зарекомендовал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации разного рода задач, при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint.

В рамках второго этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия было дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док».

В дальнейших планах заказчика – оптимизация работы пользователей за счет ввода регламентов, тиражирование системы на оставшиеся органы государственной власти Республики Бурятия, организация электронного согласования нормативно-правовых актов, осуществление централизованного контроля и полный переход на электронный документооборот без использования бумажных носителей, перевод оказания всех государственных услуг в электронный вид.

Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – «Золотой партнер» ЭОС создана в 2001 году. Компания ежегодно на протяжении последних четырех летотмечается дипломами «Лучший партнер ЭОС». В настоящее время компания «Офис-Док» осуществляет внедрения решения вендора по всей территории России. Исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия сотрудничают с компанией «Офис-Док» с 2003 года, когда компания была выбрана в качестве подрядчика на внедрение системы электронного документооборота и ее дальнейшей поддержки.